Politique de confidentialité de Planio

Dernière mise à jour : 17 octobre 2026

Dans cette politique, « la Loi » désigne la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ, c. P-39.1.

1. Qui nous sommes

Planio est un logiciel de planification saisonnière offert par abonnement aux entreprises de services saisonniers (abris d'auto, entretien, ouverture et fermeture de terrains, etc.).

Planio — 260, rue Sainte-Adèle, Saint-Charles-Borromée (Québec) J6E 1Y7

Responsable de la protection des renseignements personnels (art. 3.1 de la Loi) : Sébastien Chaput, président fondateur — [email protected]

2. Objet et portée

Cette politique décrit comment Planio gère les renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie : collecte, utilisation, communication, conservation et destruction. Elle tient lieu de politique de confidentialité (art. 8.2 de la Loi) et de politique de gouvernance (art. 3.2 de la Loi).

Planio traite des renseignements personnels dans deux situations différentes :

Pour son propre compte. Ce sont les renseignements des visiteurs du site planio.ca, des personnes qui demandent une démonstration, des utilisateurs de l'application et des personnes-ressources des entreprises clientes pour la facturation.
Pour le compte de ses entreprises clientes. Ce sont les renseignements des clients de ces entreprises (noms, adresses, coordonnées, notes, inventaire, visites planifiées), qu'elles inscrivent dans Planio. Pour ces renseignements, c'est l'entreprise cliente qui est responsable. Planio agit comme son fournisseur de services, selon les Conditions d'utilisation (voir la section 13). Pour exercer vos droits sur ces renseignements, adressez-vous d'abord à l'entreprise qui vous sert.

3. Rôles et responsabilités

Rôle	Responsabilités
Responsable de la protection des renseignements personnels (section 1)	Veille à l'application de la Loi et de cette politique. Traite les demandes et les plaintes. Gère les incidents de confidentialité et tient leur registre. Est consulté dès le début de tout projet qui touche des renseignements personnels.
Personnes ayant accès aux données (personnel, consultants)	N'accèdent qu'aux renseignements nécessaires à leurs tâches. Sont tenues à la confidentialité par écrit. Signalent sans délai tout incident au responsable.
Fournisseurs de services (section 6)	Traitent les renseignements selon une entente écrite et avisent Planio de tout incident.
Entreprises clientes	Responsables des renseignements de leurs propres clients, qu'elles inscrivent dans Planio. Planio les assiste selon les Conditions d'utilisation.

4. Renseignements que nous recueillons

Situation	Renseignements	Pourquoi
Demande de démonstration	Prénom, nom, mode de contact préféré, téléphone, courriel, secteur d'activité, commentaire	Vous recontacter pour la démonstration demandée
Compte utilisateur	Prénom, nom, courriel, téléphone, rôle, paramètres de double authentification	Vous donner accès à l'application et sécuriser votre compte
Utilisation de l'application	Auteur et date de chaque modification (journal des modifications), appareils de confiance	Sécurité, traçabilité des modifications, soutien
Abonnement	Nom et coordonnées de l'entreprise, personne-ressource, historique de facturation	Gérer l'abonnement et la facturation

Paiements. Les renseignements de carte de paiement sont saisis directement chez notre fournisseur de paiement (Stripe). Planio ne les reçoit ni ne les conserve.

Planio applique les principes suivants :

ne recueillir que les renseignements nécessaires à une fin déterminée, annoncée au moment de la collecte (art. 4, 5 et 8 de la Loi) ;
ne les utiliser qu'à cette fin, à moins d'un consentement ou d'une exception prévue par la Loi (art. 12 de la Loi) ;
offrir par défaut le plus haut niveau de confidentialité (art. 9.1 de la Loi) ;
ne vendre aucun renseignement personnel.

5. Témoins et technologies

Témoin de session (nécessaire au fonctionnement). Il garde votre connexion à l'application active pendant 7 jours au plus.
Appareil de confiance (facultatif). Si vous cochez « Se souvenir de cet appareil », un témoin évite de redemander le second facteur pendant 30 jours.
Mesure d'audience du site (Cloudflare Web Analytics). Elle compte les visites sans témoin et sans suivi d'une personne d'un site à l'autre.
Protection contre les robots (Cloudflare Turnstile). Elle vérifie, sur le formulaire de démonstration, qu'une personne remplit le formulaire.

Planio n'utilise aucune technologie permettant de vous identifier, de vous localiser ou de vous profiler au sens de l'art. 8.1 de la Loi, et aucun témoin publicitaire. Les adresses des clients des entreprises peuvent être placées sur une carte (géocodage) pour planifier les tournées. Il s'agit d'adresses inscrites par l'entreprise, et non de votre position.

6. Communication des renseignements et fournisseurs

Nous ne communiquons vos renseignements qu'aux fournisseurs nécessaires au service. Chacun est lié par une entente écrite qui limite l'usage des renseignements au service rendu et prévoit leur protection (art. 18.3 de la Loi). Certains sont situés à l'extérieur du Québec :

Fournisseur	Rôle	Lieu
Railway	Hébergement de l'application et de la base de données	États-Unis
Cloudflare	Sécurité du site, protection contre les robots, mesure d'audience, stockage des fichiers et des sauvegardes chiffrées	États-Unis et réseau mondial
Stripe	Paiement des abonnements	États-Unis
Brevo	Envoi des courriels (invitations, codes de connexion, avis)	France (Union européenne)
Twilio	Envoi de messages texte	États-Unis
Postes Canada (AddressComplete)	Recherche et validation d'adresses	Canada
Ressources naturelles Canada	Placement des adresses sur une carte	Canada
OpenRouteService (HeiGIT)	Placement des adresses (repli) et calcul des distances routières	Allemagne

Communications à l'extérieur du Québec. Avant de communiquer des renseignements à l'extérieur du Québec, Planio réalise une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (art. 17 de la Loi). Cette évaluation porte sur :

la sensibilité des renseignements ;
les fins de la communication ;
les mesures de protection, y compris contractuelles ;
le régime juridique de l'État de destination, notamment ses principes de protection des renseignements personnels.

L'évaluation est revue lors de tout changement de fournisseur ou de lieu d'hébergement. Si un hébergement au Canada devient offert par le fournisseur actuel, la migration sera évaluée.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la Loi l'exige ou l'autorise.

7. Conservation et destruction

Renseignements	Conservation	À l'échéance
Demandes de démonstration	2 ans après la demande	Destruction
Comptes utilisateurs	Durée du compte	Destruction ou anonymisation
Données d'une entreprise cliente (clients, inventaire, visites, historique des saisons, suivis, fichiers)	Pendant la durée de l'abonnement, selon les instructions de l'entreprise	90 jours après la fin de l'abonnement : destruction. Une copie est transmise à l'entreprise si elle la demande dans ce délai
Client supprimé par une entreprise	Conservé masqué pour préserver son historique, tant que l'abonnement est actif	Suppression définitive sur demande expresse de l'entreprise
Jetons de connexion et appareils de confiance	7 et 30 jours	Expiration
Journal des modifications	2 ans	Destruction automatique (et avec les données de l'entreprise à la fin de l'abonnement)
Sauvegardes chiffrées	30 jours (rotation)	Écrasement automatique
Facturation	6 ans après la fin de l'année d'imposition visée (art. 35 de la Loi sur l'administration fiscale, RLRQ, c. A-6.002 ; art. 230 de la Loi de l'impôt sur le revenu, L.R.C. 1985, c. 1 (5e suppl.))	Destruction
Registre des incidents	5 ans minimum après la prise de connaissance de l'incident (art. 7 du Règlement sur les incidents de confidentialité, RLRQ, c. A-2.1, r. 3.1)	Destruction

Lorsque les fins de la collecte sont accomplies, les renseignements sont détruits ou anonymisés, sous réserve d'un délai de conservation prévu par une loi (art. 23 de la Loi).

Sur demande expresse de l'entreprise cliente, Planio supprime définitivement, sans attendre la fin de l'abonnement, les données qu'elle désigne : un client, son historique, ou l'ensemble de ses données. La demande et son exécution sont consignées.

La destruction est faite de façon sécuritaire : suppression de la base de données, du stockage de fichiers, puis expiration des sauvegardes.

8. Sécurité

Nous protégeons les renseignements par des mesures adaptées à leur sensibilité (art. 10 de la Loi) :

chiffrement des échanges ;
double authentification, obligatoire pour l'administration de la plateforme ;
séparation des données de chaque entreprise, vérifiée à la lecture comme à l'écriture ;
accès selon le rôle ;
journal des modifications ;
sauvegardes chiffrées et restauration éprouvée ;
fichiers privés accessibles par des liens temporaires ;
protection des formulaires publics contre les robots.

9. Vos droits

Vous pouvez :

demander l'accès aux renseignements que nous détenons sur vous (art. 27 de la Loi) et leur rectification (art. 28 de la Loi) ;
demander qu'un renseignement informatisé recueilli auprès de vous vous soit transmis, ou transmis à une personne de votre choix, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, par exemple CSV ou JSON (art. 27 de la Loi) ;
retirer votre consentement à un traitement qui en dépend ;
porter plainte auprès de notre responsable (section 10).

Comment faire une demande. Écrivez à [email protected]. La demande doit être faite par écrit, par une personne qui justifie de son identité (art. 30 de la Loi). Nous répondons par écrit dans les 30 jours (art. 32 de la Loi). Chaque demande est consignée : date, objet, réponse, délai.

Une demande qui vise les renseignements tenus pour une entreprise cliente est transmise à cette entreprise, et Planio l'assiste pour y répondre.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez demander à la Commission d'accès à l'information du Québec d'examiner la mésentente (art. 42 de la Loi).

10. Traitement des plaintes

Toute plainte peut être adressée par écrit au responsable, à [email protected].

Accusé de réception dans les 5 jours ouvrables.
Examen et réponse écrite motivée dans les 30 jours.
Consignation de la plainte et de son traitement.

Si la personne n'est pas satisfaite, elle peut porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information (art. 81 de la Loi).

11. Incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité est notamment un accès non autorisé, une utilisation ou une communication non autorisée, ou la perte d'un renseignement personnel (art. 3.6 de la Loi). Dès qu'un incident est soupçonné :

Réduire le risque de préjudice et éviter qu'un incident semblable se reproduise (art. 3.5 de la Loi).
Évaluer le risque de préjudice sérieux, avec le responsable. On tient compte de la sensibilité des renseignements, des conséquences appréhendées et de la probabilité d'une utilisation préjudiciable (art. 3.7 de la Loi).
Si le risque est sérieux (art. 3.5 de la Loi) :
- aviser la Commission d'accès à l'information avec son formulaire ;
- aviser les personnes concernées.
Aviser sans délai l'entreprise cliente concernée lorsque l'incident touche les renseignements qu'elle a confiés à Planio (art. 18.3 de la Loi). C'est elle qui avise alors la Commission et ses clients.
Consigner l'incident au registre (art. 3.8 de la Loi), même sans risque sérieux, et l'y conserver au moins 5 ans (art. 7 du Règlement sur les incidents de confidentialité, RLRQ, c. A-2.1, r. 3.1).

12. Projets et évolutions du système

Le responsable est consulté dès le début de tout projet d'acquisition, de développement ou de refonte d'un système d'information qui touche des renseignements personnels. Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, proportionnée à la sensibilité des renseignements, est faite au besoin (art. 3.3 de la Loi).

Tout nouveau système doit permettre de transmettre les renseignements dans un format structuré et couramment utilisé (art. 3.3 de la Loi).

13. Renseignements que nous traitons pour nos entreprises clientes

Pour les renseignements de leurs clients, les entreprises qui utilisent Planio en sont responsables. Planio les traite uniquement pour leur offrir le service, selon la section « Traitement des renseignements personnels pour le Client » des Conditions d'utilisation, qui est le contrat écrit exigé par l'art. 18.3 de la Loi. Elle prévoit notamment :

les mesures de confidentialité ;
l'interdiction d'utiliser les renseignements à d'autres fins ;
leur destruction à la fin du contrat ;
l'avis sans délai de tout incident de confidentialité.

14. Sensibilisation

Toute personne qui obtient un accès aux données de production est informée de cette politique et s'engage par écrit à la confidentialité.

15. Révision et modifications

Cette politique est revue au moins une fois par année, et lors de tout changement important des activités ou des fournisseurs.

Toute modification est publiée sur cette page, avec sa date, et annoncée aux utilisateurs de l'application.

Voir aussi : Conditions d'utilisation